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Planifique su mudanza de oficina en verano: pros y consejos

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El verano es usualmente el tiempo para vacacionar, por ello, es la época del año en el que las personas tienen más tiempo libre y las empresas pueden tomarse el tiempo de organizar las mudanzas de oficinas sin afectar el correcto desempeño de los empleados y el servicio al cliente. Ya que este puede ser el momento preciso para cambiar de ambiente laboral, le explicaremos todo lo que debe saber para realizar su mudanza de oficina en verano.

Ventajas de realizar la mudanza de oficina en verano

Gracias al tiempo extra libre con el que se cuenta es posible hacer la mudanza con la correcta planificación, elemento crucial para garantizar el éxito de todo el proceso. Con menos afluencia de personas en las instalaciones es posible realizar el inventario de muebles y equipos.

Asimismo, escoger lo que se va a mover y lo que no, y hacer el correcto embalaje de todas las cosas, contratar el seguro y organizar con la empresa de mudanzas cuál es el mejor día y horario para hacer el cambio de domicilio.

Las mudanzas son procesos un poco estresantes, pero cuando se hacen con suficiente tiempo no deben ser motivo de ansiedad o preocupación. Además, mudar su oficina en verano no afectará el día a día de los empleados, evitando con ello el estrés y la interrupción de las labores habituales de su empresa.

Hacer la mudanza de oficina en verano le brindará tiempo adicional. También representa una menor cantidad de focos de distracción. Esto le servirá para organizar hasta el último detalle, en compañía de su empresa de mudanzas.

En las ciudades grandes como Madrid, el verano es una temporada de poco tráfico vehicular, facilitando cumplir con los horarios pautados y evitar contratiempos durante el trayecto. Además, en esta época del año los días son más largos, dando oportunidad para aprovechar más de la jornada.

Consejos para mudar la oficina con éxito

Lo primero es contactar a la empresa de mudanzas lo antes posible, pues el verano es una época de mucha demanda. Si desea mudarse el día de su elección, solicite con prontitud un presupuesto. si sus bienes no están asegurados, encárguese de gestionar con la empresa el seguro correspondiente para tener todo al día al momento de la mudanza. Además de lo anterior no olvide:

  • Tramitar los permisos con el condominio o administradora del nuevo domicilio de la oficina. Conozca los días y horarios permitidos para la mudanza.
  • Estudiar con la empresa las vías de acceso al piso para evitar contratiempos al mover los muebles y equipos.
  • Realizar un inventario de todo el mobiliario y objetos a mudar. Estudie con antelación cuál será el lugar de ubicación en la nueva oficina. Con ello logrará que todo el proceso avance más rápido, evitando daños por el movimiento de las cajas o muebles.
  • Hacer el embalaje correcto o dejarlo en manos de la empresa de mudanza. Recuerde que esto es la protección y almacenamiento y de cada uno de los objetos, por lo cual debe estar adaptado a cada uno de ellos. Etiquete y enumere todas las cajas, identificando aquellas cosas que serán usadas luego de la mudanza (es decir, priorizar).

Tome sus previsiones y contáctenos para obtener un presupuesto llamando al +34 699 67 68 33 o escríbanos al correo info@mudanzasroy.es

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Mudanza de oficina

Mudanza de oficina: cómo informar a sus trabajadores

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Las mudanzas en Madrid suelen ser un proceso complejo, sobre todo cuando usted debe informar a los trabajadores de su empresa respecto a una mudanza de oficina. Por esta razón, en Mudanzas Roy le presentamos algunos consejos para informar de una mudanza de oficina a los empleados de su empresa.

 

Consejos para informar a sus trabajadores

Lo primero que tiene que tomar en cuenta es que cada uno de sus empleados trae consigo una serie de valores, costumbres y tradiciones propios de sus vivencias y experiencias personales.

 

¿Cómo se informa el cambio?

Es importante elegir las palabras que serán utilizadas para notificar el cambio a los trabajadores. El mensaje debe ser claro, sin prestarse a confusión o a segundas interpretaciones. Se sugiere que lo realice a manera de discurso, pero, de no ser posible, la escritura de una circular es buena idea. Dicho documento debe indicar:

  • La fecha de la mudanza
  • Cuáles serán sus responsabilidades antes, durante y después de la mudanza
  • El tiempo del que disponen para empacar los archivos, equipos de cómputo y material de oficina en general.
  • Periodo para desempacar al estar en la nueva oficina.
  • Detalles adicionales (si se realizará una mudanza escalonada, por ejemplo).

La notificación del cambio también debe ser para los clientes y proveedores, quienes, para continuar con la relación comercial, necesitan sus nuevos datos de contacto.

 

Preguntas frecuentes

Para ello, usted debe ponerse en la mente de sus trabajadores y prever cuáles serán las preguntas más frecuentes respecto a la mudanza. De este modo, usted tendrá una posible respuesta. Por ejemplo:

¿Qué beneficios traerá a los empleados la mudanza de oficina?

El nuevo espacio se encuentra más cerca de la estación del metro; el espacio para las oficinas es más amplio, etcétera.

(En caso de mudanza escalonada) ¿Quiénes se mudarán primero?

El departamento de informática; los encargados de la recepción; el equipo de producción, etcétera. Puede añadir una breve explicación de por qué fue seleccionado ese orden.

¿A quién dirigirse en caso de un imprevisto?

Al agente de cambio; al supervisor; al gerente.

 

Cumplir con las fechas establecidas

Además de mantener una buena comunicación, el cumplimiento con las fechas establecidas es esencial para la confianza y para no obstruir los planes desarrollados. Las mudanzas de oficina deben ser rápidas, cuidando de no estresar a los empleados con detalles como la incertidumbre o la falta de seriedad por parte de la dirección.

 

La importancia del agente de cambio

El agente de cambio es el medio de comunicación entre los trabajadores y la dirección. Este personaje se encarga de recibir las dudas e inquietudes que tengan los empleados respecto a cualquier cambio que se quiera ejecutar dentro de la empresa. En este caso, el agente de cambio se encargará de orientar a los trabajadores en los temas referentes a la mudanza, así como la recepción de sugerencias por parte de los empleados.

 

Este agente puede ser un empleado, un supervisor, el encargado de Recursos Humanos o una persona externa contratada para desempeñar ese puesto.

 

Una mudanza de oficina puede ser un proceso ágil si se planea adecuadamente y si existe una comunicación buena y sólida entre usted y sus empleados. Además, contar con un equipo de profesionales que le ayuden a transportar el mobiliario y los documentos de su empresa, será pieza clave del éxito de su mudanza. Solicite su presupuesto al +34 699 67 68 33, escríbanos info@mudanzasroy.es

documentos que debe actualizar al cambiar de casa

Documentos que debe actualizar al cambiar de casa

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La mudanza es un proceso complejo: elegir un nuevo lugar para vivir, empaquetar, organizar, etc. Recuerde siempre contratar un servicio de vaciado de pisos como Mudanzas Roy que le ayudara para que este proceso sea más fácil. Y no se olvide de los documentos que debe actualizar al cambiar de casa, ¿quiere saber cuáles son? Siga leyendo nuestro post.

 

Documentos que debe actualizar al cambiar de casa

Cuando decide mudarse, es importante considerar que se deben actualizar ciertos documentos, lo que involucra trámites y papeleo. Los documentos que deben actualizarse son:

 

Empadronamiento. El primer lugar que debe visitar es la oficina de empadronamiento para solicitar un cambio de residencia. Algunas oficinas solicitan que se realice una cita previa. Investigue en línea si la oficina solicita cita previa, además de la documentación requerida. De este modo, irá preparado y no se topará con ninguna sorpresa.

 

DNI y Pasaporte. Para estos documentos, es necesario que haya notificado el cambio de domicilio en la oficina de Empadronamiento. Después de concluir el trámite en la oficina de Empadronamiento, es necesario acudir a realizar el cambio de domicilio en el Documento Nacional de Identidad y, posterior a ello, en el Pasaporte. El cambio de domicilio en el DNI es un trámite gratuito y necesario.

 

Agencia Tributaria. Hacienda es uno de los organismos que solicita a las personas la notificación del cambio de domicilio porque, si cambias de Comunidad Autónoma, la tributación no será igual a la que tenía anteriormente. Las notificaciones llegarán al lugar correcto y estará al día en sus obligaciones fiscales.

 

Seguridad Social. Este documento adquiere relevancia cuando se trata de una mudanza de una ciudad a otra, o bien, a un barrio distinto. Realizar este trámite permitirá que usted reciba atención médica cerca de su nueva casa.

 

Cuenta bancaria. También es importante realizar el cambio de domicilio en el banco donde tenga su cuenta de ahorro o de crédito. Para ello, debe ir a la sucursal bancaria más cercana, donde le ayudarán a realizar dicho trámite.

 

Carné de conductor. Si bien en este documento no aparece el domicilio, el cambio de delegación en la Dirección General de Tráfico es un trámite que debes realizar, sobre todo en el caso de que el barrio al que se mude dispone de zonas de aparcamiento por horas y necesite de una tarjeta de residente para aparcamiento. El trámite es completamente gratuito.

 

Facturas de agua, luz e internet. Antes de realizar la mudanza, resulta necesario notificar a los proveedores de servicios, como agua, luz e internet para dar de baja estos servicios de su antigua residencia y, al instalarse en su nueva casa, realizar el alta en dichos servicios, evitando con ello malos entendidos y cobros posteriores a la fecha de mudanza.

 

En Mudanzas Roy Madrid podemos ayudarle a que el proceso de mudanza sea más sencillo y rápido. Solicite su presupuesto al +34 699 67 68 33.

Las 5 señales que indican que es tiempo de mudarse de oficina

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Para saber cuándo es tiempo de hacer un vaciado de oficinas en Madrid, hay que prestar especial atención a algunas señales. A continuación le presentamos cuáles son y cómo identificarlas.

 

1.      Comienza a faltar el espacio

Hay oficinas que comienzan siendo muy pequeñas, pero a lo largo del tiempo, esto inevitablemente irá cambiando. La empresa se irá expandiendo, el personal habrá aumentando, al igual que todo el mobiliario y el espacio comenzará a quedar pequeño. Cuando esto ocurre, es necesario considerar la opción de mudarse de oficina.

 

2.      Los propietarios solicitan el desalojo

Cuando se trata de espacios que están siendo arrendados, podemos encontrarnos en la situación de que los propietarios hagan una solicitud del desalojo. Es importante tener en cuenta todas las alternativas disponibles en el mercado para que el próximo espacio cuente con la misma o mejor capacidad del anterior.

 

3.      El acceso es difícil y no es estratégico

Dependiendo del tipo de negocio, es conveniente estudiar la zona en donde hemos ubicado la oficina. Si está ubicada en un sector que no resulta de fácil acceso para los clientes actuales o los futuros y también para el personal que labora en ella, posiblemente sea difícil el crecimiento. Hay que tener en consideración cuál es el mejor lugar para establecernos según estos requerimientos para poder obtener mayores beneficios a futuro.

 

4.      Perjudica la imagen

Son muchas las empresas que comienzan con muy poco y a medida que se van estableciendo en el mercado, esto cambia de manera positiva. Quizás el primer local elegido fue un domicilio o una oficina con muy pocas ventajas, así que para conservar y mejorar la imagen, es importante contar con espacios aptos para el tipo de negocio que se tiene. Hay que transmitir profesionalidad a los clientes y una de la forma principales de hacerlo es la sede desde donde opera su negocio.

 

5.      Los gastos comienzan a preocupar

Los aspectos que más preocupan cuando tenemos un negocio son los gastos que este conlleva, como el arrendamiento de una oficina y el pago de los servicios. Es por esto que siempre hay que hacer un análisis de las condiciones que nos ofrece la actual oficina y compararlas con otras que se encuentren disponibles.

Esto nos asegurará también sacar un mejor provecho de nuestro presupuesto; por ejemplo, si conseguimos un lugar que nos ofrezca las mismas o mayores ventajas que el actual, ese dinero que estaríamos ahorrando puede ser invertido en la compra o actualización de nuestros equipos, asegurándonos una mejoría en cuanto a las condiciones de trabajo.

Comuníquese con nosotros y solicite presupuesto al +34 699 67 68 33, escríbanos info@mudanzasroy.es

¿Cómo proteger sus aparatos electrónicos en un cambio de oficina?

¿Cómo proteger sus aparatos electrónicos en un cambio de oficina?

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A la hora de realizar un vaciado de oficinas en Madrid, el traslado de los aparatos electrónicos es de suma importancia; pues de todo lo que puede haber, estos quizás sean los que mayor cuidado requieran. A continuación le presentamos algunos consejos para protegerlos.

¿Cómo proteger sus aparatos electrónicos?

Cuide el embalaje

Cuando realizamos mudanzas, generalmente la opción más práctica y accesible es utilizar cajas de cartón; pero guardar los aparatos electrónicos así sin más, no es conveniente. Para brindarles una mayor protección, hágase de papel plástico de burbujas y periódico; adicionalmente, utilice cinta adhesiva para asegurarlos.

 

Utilice cajas separadas

Esto principalmente para que los aparatos no choquen entre sí. Con esto evitará que se golpeen y se estropeen. Es recomendable utilizar las mismas cajas en donde vinieron originalmente; si no es posible, utilice algunas que sean de tamaño similar.

 

No guarde todo los aparatos en cajas

Algunos pueden ser más delicados que otros, como el caso de los discos duros o los ordenadores portátiles, por esto, deberían trasladarse en la mano. Si se trata de monitores o televisores, envuélvalos en tela y papel de burbujas y rellene los espacios vacíos con bolas de papel periódico.

 

Guarde bien los elementos más pequeños

En el caso de los cables y adaptadores, lo ideal es también envolverlos en papel de burbujas y guardarlos en la misma caja de los equipos a los que corresponden para asegurarnos de no perderlos o confundirlos con otros.

 

Utilice una cinta adhesiva de calidad

Le recomendamos usar una que resista a los diferentes cambios de temperatura para que las cajas no se abran durante el traslado.

 

Etiquete e identifique las cajas

De ser posible, marque las cajas especificando cuál es su contenido y aclarando que se trata de carga frágil para que las personas que las están trasladando tengan especial cuidado.

 

Algunos consejos para mudanzas de oficinas

  • Paute una fecha: En el caso de las empresas, lo más seguro es planificar la mudanza para la temporada en donde haya una menor actividad laboral. La razón de esto es que durante esos días, posiblemente tenga que pausarse todo.
  • Organice a los empleados: Ya teniendo una fecha establecida, comuníquesela a los trabajadores para que sepan en qué tiempo deberán limpiar y recoger sus pertenencias de las oficinas.
  • Solicite varios presupuestos: Todas las empresas de mudanzas trabajan con diferentes precios y servicios. Contacte a varias y compare para elegir la que mejor se adapte a sus requerimientos.

 

Para mayor información, solicite presupuesto al +34 699 67 68 33, escríbanos info@mudanzasroy.es

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