Empaquetar cosas, etiquetar cajas, contratar un servicio de mudanzas en Madrid… Organizar una mudanza de oficina requiere de un mayor esfuerzo que la organización de una mudanza de hogar porque implica el empleo de varias personas y la actividad de la empresa.
¿Cómo lograr con éxito la mudanza de su oficina?
La mayoría de las empresas no pueden detener sus actividades cotidianas, por lo cual las mudanzas deben hacerse de manera progresiva, fuera del horario laboral y de manera eficaz y eficiente para evitar retrasos en el trabajo. Por esta razón, las mudanzas deben adaptarse a los horarios de la empresa, siendo los días más comunes para realizar mudanzas de oficinas suelen ser los fines de semana o días festivos. En algunas ocasiones, el traslado es hecho durante la noche, esto sobre todo cuando se trata de una emergencia, algún equipo que no pueda permanecer sin operación durante un día entero.
Pero, antes de elegir el horario de mudanza, ¿qué se debe tener en cuenta?
Conocer las nuevas instalaciones. Antes de comenzar a empaquetar, es importante ir a conocer las nuevas instalaciones para tener una idea de cómo realizar la distribución de las áreas, si es conveniente adquirir nuevos muebles o si se debe contratar un servicio de guardamuebles en caso de que exista mobiliario o cajas de archivo para los que no haya lugar en la nueva oficina.
Planificar con anticipación. El tiempo requerido para la planeación dependerá en gran parte del tamaño de la empresa. Es decir, si existen muchos departamentos u oficinas, se debe acordar una fecha que no afecte en trabajo de ninguna de ellas. Por esta razón, se recomienda mudar la oficina cuando la carga de trabajo no sea mucho (temporadas bajas).
Hacer el inventario. Al conocer cuáles objetos son propiedad de la empresa y en qué condiciones se encuentran, será más sencillo llevar a buen término la mudanza. Un inventario le permitirá conocer la prioridad con la que deben moverse los objetos, por ejemplo:
- Computadoras que deban estar en operación diariamente.
- Áreas que puedan detenerse un par de días más.
- Objetos que requieran un mayor espacio.
- Objetos de los cuales pueda prescindirse por el momento, para los cuales es necesaria la contratación de un servicio de guardamuebles.
Empaquetado progresivo. Una vez terminado el inventario, en coordinación con los departamentos y oficinas, pongan fechas para el empaquetado de los objetos, dependiendo del orden de prioridad que tenga cada uno.
Etiquetado. A fin de evitar confusiones, etiquetar las cajas y bolsas de cada departamento y oficina es una prioridad. De este modo, evitará cajas fuera del lugar donde deberían estar.
Prioridad. Coloque aparte las cajas o bolsas que contengan los objetos que tienen alta prioridad, ya sea por su importancia o por la fragilidad del contenido. Así, estarán identificados aquellos paquetes que deben llegar primero a las nuevas instalaciones.
Avise a los clientes y proveedores. Al realizar una mudanza de oficina, avisar a los clientes y proveedores debe ser un punto importante. Puede realizar un comunicado oficial en sus redes sociales o hacer uso del emailing para que la noticia llegue a cada uno de ellos.
Para lograr con éxito la mudanza de su oficina, contratar los servicios de una empresa que le ofrezca calidad, seguridad y limpieza, le ayudará a que el proceso sea más sencillo y rápido. En Mudanzas Roy, su empresa de mudanzas, encontrará estas características, lo que mejorará su experiencia en la mudanza. Solicite su presupuesto al +34 699 67 68 33, escríbanos info@mudanzasroy.es
