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Mudanza de oficina: cómo informar a sus trabajadores

Mudanza de oficina

Las mudanzas en Madrid suelen ser un proceso complejo, sobre todo cuando usted debe informar a los trabajadores de su empresa respecto a una mudanza de oficina. Por esta razón, en Mudanzas Roy le presentamos algunos consejos para informar de una mudanza de oficina a los empleados de su empresa.

Consejos para informar a sus trabajadores

Lo primero que tiene que tomar en cuenta es que cada uno de sus empleados trae consigo una serie de valores, costumbres y tradiciones propios de sus vivencias y experiencias personales.

¿Cómo se informa el cambio?

Es importante elegir las palabras que serán utilizadas para notificar el cambio a los trabajadores. El mensaje debe ser claro, sin prestarse a confusión o a segundas interpretaciones. Se sugiere que lo realice a manera de discurso, pero, de no ser posible, la escritura de una circular es buena idea. Dicho documento debe indicar:

  • La fecha de la mudanza
  • Cuáles serán sus responsabilidades antes, durante y después de la mudanza
  • El tiempo del que disponen para empacar los archivos, equipos de cómputo y material de oficina en general.
  • Periodo para desempacar al estar en la nueva oficina.
  • Detalles adicionales (si se realizará una mudanza escalonada, por ejemplo).

La notificación del cambio también debe ser para los clientes y proveedores, quienes, para continuar con la relación comercial, necesitan sus nuevos datos de contacto.

Preguntas frecuentes

Para ello, usted debe ponerse en la mente de sus trabajadores y prever cuáles serán las preguntas más frecuentes respecto a la mudanza. De este modo, usted tendrá una posible respuesta. Por ejemplo:

¿Qué beneficios traerá a los empleados la mudanza de oficina?

El nuevo espacio se encuentra más cerca de la estación del metro; el espacio para las oficinas es más amplio, etcétera.

(En caso de mudanza escalonada) ¿Quiénes se mudarán primero?

El departamento de informática; los encargados de la recepción; el equipo de producción, etcétera. Puede añadir una breve explicación de por qué fue seleccionado ese orden.

¿A quién dirigirse en caso de un imprevisto?

Al agente de cambio; al supervisor; al gerente.

Cumplir con las fechas establecidas

Además de mantener una buena comunicación, el cumplimiento con las fechas establecidas es esencial para la confianza y para no obstruir los planes desarrollados. Las mudanzas de oficina deben ser rápidas, cuidando de no estresar a los empleados con detalles como la incertidumbre o la falta de seriedad por parte de la dirección.

La importancia del agente de cambio

El agente de cambio es el medio de comunicación entre los trabajadores y la dirección. Este personaje se encarga de recibir las dudas e inquietudes que tengan los empleados respecto a cualquier cambio que se quiera ejecutar dentro de la empresa. En este caso, el agente de cambio se encargará de orientar a los trabajadores en los temas referentes a la mudanza, así como la recepción de sugerencias por parte de los empleados.

Este agente puede ser un empleado, un supervisor, el encargado de Recursos Humanos o una persona externa contratada para desempeñar ese puesto.

Una mudanza de oficina puede ser un proceso ágil si se planea adecuadamente y si existe una comunicación buena y sólida entre usted, sus empleados y la empresa de mudanzas. Además, contar con un equipo de profesionales que le ayuden a transportar el mobiliario y los documentos de su empresa, será pieza clave del éxito de su mudanza. Solicite su presupuesto al +34 699 67 68 33, escríbanos info@mudanzasroy.es

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