Una mudanza de oficina puede ser compleja, sobre todo si debe transportar documentación. Es probable que esté preocupado por organizar estos documentos antes de mudarse y, por esta razón, nuestros expertos le presentan sus mejores tips.
¿Por qué organizarlos?
A través de los años las personas pueden acumular un sinfín de papeles que muchas veces no requieren ser archivados. Esta mala práctica hace que la selección de documentos antes de mudarse muchas veces se convierta en una actividad bastante tediosa. Incluso, pueden demorar horas en conseguirle alguna solución.
Los cambios de domicilio de una empresa pueden convertirse en un dolor de cabeza justo por ello. Tener una buena organización, incluso antes de la mudanza, facilita la localización y tratamiento de los documentos.
Tips para organizar sus documentos antes de mudarse
En Mudanzas Roy sabemos lo estresante que puede significar todo el proceso de una mudanza en Madrid, particular o de una empresa. Es por ello que queremos facilitarle el suyo con los siguientes tips para organizar los documentos antes de su mudanza de oficina:
1. Determine la importancia de cada documento
Para hacer más ordenado el proceso se debe determinar la jerarquía de prioridad de los documentos. Esto permitirá desechar los documentos que se han guardado de manera innecesaria y que podrían ocupar un espacio valioso durante el traslado.
2. Buenas condiciones de ambiente
Designe un lugar para guardar los documentos y que estos se conserven en buen estado hasta la mudanza de oficina. Debe ser un lugar fresco y seco, libre de humedad. Esto permitirá que los documentos se conserven en buenas condiciones por largos periodos.
Evite guardar sus documentos en el sótano, pues existe el riesgo latente de que se inunde o que se humedezca mucho. Este factor, aparte de mal olor, puede llegar a dañar documentos importantes como actas de nacimiento, títulos de propiedades o títulos profesionales.
3. Clasifique los tipos de documentos
Para lograr una separación de los diferentes tipos de documentos es recomendable utilizar carpetas de colores y clasificarlos por temas. Con este método encontrará con facilidad el archivo que usted busque o cualquier integrante de la familia.
Una vez que realice la primera limpieza y clasificación podrá mantener ese orden durante y después de la mudanza. Un buen sistema de almacenamiento de documentos es el siguiente:
- Documentos importantes para archivar. Designe una carpeta bastante llamativa donde sólo guardará aquellos papeles importantes.
- Temporales o en trámite. Puede designar una carpeta para guardar los documentos que utilizará en los próximos días. Aquí se incluyen las recetas médicas o los recibos por pagar.
- De consulta y desecho. Es decir, la publicidad, tickets y recibos vencidos, así como cualquier otro papel que usted crea merezca ser desechado. Para realizar esto tenga cerca una papelera y no olvide borrar su información personal antes de botar cualquier documento.
4. Digitalice los documentos
Una manera de modernizarse y evitar inconvenientes como la humedad es digitalizando los documentos. Esto, además, le ganará espacio para ocuparlo con otros artículos más importantes.
Con este proceso se puede lograr al guardar los documentos en la nube y crear carpetas en su ordenador. Así, los archivos siempre estarán a su disposición.
Ahora que conoce esta información, mudarse será más sencillo. Solicite aquí su presupuesto o llame al +34 699 67 68 33. También puede contratar a nuestra empresa de mudanza a través de info@mudanzasroy.es. Estaremos felices de hacer de su mudanza una de las mejores etapas de su vida.
