Si a usted le interesa aprender a cómo mantener su oficina organizada y productiva, ha llegado al lugar indicado. Y es que en Mudanzas Roy priorizamos que todos nuestros clientes tengan acceso a una información útil y apropiada que les ayuda a mejorar su calidad de vida a través de un uso más lógico de sus espacios laborales y residenciales.
Para ello le traemos esta publicación con las siguientes recomendaciones cortas y puntuales que pueden marcar una gran diferencia al momento de mantener su oficina organizada y productiva. Esto sin demasiados ajustes y sobre todo en un corto plazo de tiempo.
1. Separando el lugar por sectores estratégicos
La separación de las instalaciones de una oficina de acuerdo a sectores estratégicos y administrativos tiene todo el sentido del mundo si se está buscando aprender a cómo mantener su oficina organizada y productiva sin demasiado esfuerzo.
Esto tiene que ver con el hecho de que lo más recomendable dentro de un espacio laboral es que los compañeros que atienden las mismas funciones estén cercanos entre sí para compartir información importante de una forma más inmediata. Lo mismo aplica para que compartan recursos físicos o tecnológicos que sean necesarios para llevar a cabo estas responsabilidades sectoriales.
2. Ubicando puntos de acceso centrales
Por otra parte, también es crucial que los puntos de acceso a la oficina estén centrales para que de esta forma las personas puedan redirigirse hacia cada uno de los departamentos administrativos de una forma rápida y directa. Esto también debería aplicar para todos los sectores que ofrecen un servicio o asumen unas funciones que son requeridas por distintos grupos de trabajo.
Por ejemplo, lo ideal es que los recepcionistas estén accesibles por parte de cada uno de los trabajadores que necesiten de la información que reciben en los llamados por parte de la clientela.
3. Creando jerarquías de responsabilidades
Mantener el orden dentro de la oficina es una responsabilidad compartida entre todas las personas que trabajan en ese lugar. Para ello tienen que crearse diferentes jerarquías en las que cada miembro asume un trabajo concreto con respecto al orden del lugar. También puede crearse un sistema de responsabilidades rotativas para que todos contribuyan de una forma más equitativa y justa.
Esto es especialmente útil en pequeños equipos en los que la oficina no es tan grande y por ello hay pocos empleados con presencia simultánea dentro de las instalaciones de ese lugar. De modo que seguir esta filosofía aplica sobre todo en pequeñas y medianas empresas, también conocidas como pymes.
4. Contratando servicios profesionales
La contratación de un servicio profesional de organización de oficinas es mucho más importante de lo que usted podría imaginarse, ya que de esta forma la responsabilidad recae en un elemento externo que no tiene nada que ver con el equipo de empleados que conforman ese lugar.
Hay que tener en cuenta que la organización de oficinas y la higiene de este lugar no suele ser una responsabilidad directa de un trabajador administrativo y exigirle que asuma ciertas funciones requerirían de una contribución económica que muchos jefes no están dispuestos a pagar. Por ello es mejor destinar un presupuesto independiente a un servicio que realiza este trabajo en específico.
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