Las mudanzas de oficinas en Madrid pueden suponer una presión al sistema de organización y archivo de su empresa. Cambiar de locación requiere de una planificación detallada y un apoyo logístico sólido para trasladar toda la documentación importante de su compañía. Sin embargo, antes de realizar la mudanza necesitará poner en orden todo los papeles y archivos indispensables a fin de llevarlos a su nueva oficina y poder desempacarlos sin riesgo de que el proceso se convierta en un caos. Le daremos consejos para organizar archivos previo a las mudanzas de oficinas.
Consejos para organizar archivos previo a mudanzas de oficina
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Implementar un sistema de organización en archivo antes de la mudanza
Los sistemas de archivo permiten ordenar los documentos de acuerdo a distintos criterios, lo más frecuente y fácil de comprender por los equipos de trabajo es utilizar un orden alfabético o numérico. Sin embargo, si su empresa tiene unas necesidades muy particulares podría utilizar una organización basada en categorías o fechas.
Nuestra recomendación es que no cree categorías de organización demasiado específicas que luego limiten las posibilidades para archivar los documentos. Cuando se tienen muchas categorías la cantidad de carpetas empiezan a aumentar y la idea del archivo es poder consolidar para acceder fácilmente a los documentos cuando se necesite y, al mismo tiempo, almacenarlos de forma segura, lo que facilitará el traslado.
Crear carpetas correctamente identificadas
Cada documento en el archivo debe estar dentro de una carpeta con todos los datos de identificación para saber cuál es su contenido solo que leer el etiquetado. Por ejemplo, número de expediente, nombre del cliente, tipo de documento o cualquier otro dato que se considere relevante.
Las carpetas pueden llevar un etiquetado adicional de color para conocer de solo un vistazo a la categoría que pertenece y aun así ser organizadas por fecha o un criterio alfanumérico.
Utilizar archivadores
Todo su sistema debe permanecer almacenado en un archivador de buena calidad. Le sugerimos usar unos no muy grandes porque suelen alcanzar mucho peso, deteriorarse más rápido y ocupar mucho espacio. Asimismo, deberá numerar los archivadores y sus respectivas gavetas. Realice un inventario con soporte electrónico del contenido de cada archivador, así desde un ordenador podrá saber que hay en él y buscar lo que necesite sin problema.
Digitalizar los documentos que no requieran estar en físico
Disminuir la cantidad de papel hará que su sistema de organización sea más eficiente disminuyendo la demanda de espacio para almacenamiento y recursos de impresión disminuyan. Verifique cuáles documentos pueden y deben ser digitalizados y solo mantenga en archivos físicos lo verdaderamente importante.
Llevar sus archivos a un servicio de guardamuebles
Es posible que para realizar la primera mudanza requiera trasladar e instalar todo el mobiliario y los distintos equipos electrónicos, antes de recibir todos los documentos. Los servicios de guardamuebles pueden ser justo lo que necesite para mantener en resguardo sus archivos hasta que pueda recibirlos en su nueva oficina.
Con esto último podemos ayudarle, durante su mudanza llevaremos sus archivos a un lugar de almacenamiento temporal y luego a sus instalaciones de trabajo facilitándole todo el proceso. Nuestro equipo está preparado para atender sus necesidades, solicite su presupuesto al +34 699 67 68 33 o escríbanos al correo info@mudanzasroy.es para obtener más información de nuestra empresa de mudanzas.
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